Vermeidung fehlerhafter Ressourcenbuchungen durch präzise Betriebsdatenerfassung
Die genaue und fehlerfreie Erfassung von Produktionsdaten in der Auftragsfertigung ist essenziell für eine korrekte betriebswirtschaftliche Auswertung. Eine Analyse* von 7.983 Arbeitsgängen eines mittelständischen Unternehmens (KMU) in einem Zeitraum von 10 Monaten hat ein gravierendes Problem aufgedeckt: 36 % der Arbeitsgänge wurden laut Betriebsdatenerfassung (BDE) gleichzeitig auf denselben Arbeitsstationen durchgeführt – ein physisch unmögliches Szenario und somit eine Aufgabe für die Betriebsdatenpflege. Dadurch wurden 36.345 Stunden doppelt auf den Arbeitsstationen gebucht, was 17 % der gesamten Bearbeitungszeit in diesem Zeitraum entspricht.
Ursachen und Folgen:
Diese falschen Buchungen, bei denen mehrere Arbeitsgänge parallel auf einer Arbeitsstation erfasst wurden, führen zu schwerwiegenden Konsequenzen:
- Fehlerhafte betriebswirtschaftliche Auswertungen im ERP: Jede Arbeitsstation stellt für Unternehmen eine Kostenstelle dar. Durch die Doppelbuchung werden Kosten und Arbeitsstunden falsch zugeordnet, was die Berechnungen zu Produktionskosten, Effizienz und Auslastung verfälscht. Diese fehlerhaften Daten verzerren die operative und strategische Entscheidungsfindung.
- Falsche Kostenverrechnung: Wenn Arbeitszeiten doppelt erfasst werden, steigen die scheinbaren Produktionskosten. Diese Überbuchungen könnten zu einer falschen Zuordnung von Gemeinkosten führen, was die Rentabilität einzelner Aufträge oder Produkte ungenau darstellt.
- Unnötige Ressourcenbelastung: Unternehmen planen ihre Kapazitäten basierend auf diesen Daten. Die überhöhten Zahlen könnten zu falschen Planungen führen, wodurch Arbeitsstationen als ausgelastet erscheinen, obwohl in Wirklichkeit Kapazitäten ungenutzt bleiben. Dies behindert eine optimale Ressourceneffizeinz und kann zu ineffizienter Produktionsplanung führen.
Monetäre Auswirkungen:
Die falschen Buchungen wirken sich direkt auf die Rentabilität aus. Bei einem typischen Maschinenstundensatz von 80 €/h können 36.345 Stunden doppelter Buchungen zu erheblichen Kostenverzerrungen führen. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre tatsächlichen Produktionskosten um etwa 2,9 Millionen € zu hoch ansetzen könnten. Diese künstlich erhöhten Kosten senken den scheinbaren Gewinn und führen zu falschen Kalkulationen für zukünftige Aufträge.
Darüber hinaus können falsche Daten zur Auslastung von Arbeitsstationen den Investitionsbedarf in zusätzliche Maschinen oder Arbeitskräfte unnötig erhöhen. Unternehmen könnten in zusätzliche Ressourcen investieren, die auf Basis falscher Annahmen als notwendig erachtet werden, während in Wirklichkeit die vorhandenen Kapazitäten ausreichend wären.
Handlungsempfehlungen:
Es ist dringend erforderlich, die Erfassung und Überwachung der Produktionsdaten zu optimieren. Eine automatisierte und korrekte Buchung auf Arbeitsstationen kann verhindern, dass Arbeitsgänge mehrfach erfasst werden. Unternehmen, die diese Maßnahmen implementieren, können nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch ihre Kostenverrechnung und die betriebswirtschaftliche Auswertung (Aufgaben im Controlling) drastisch verbessern.
Fazit
Falsche Buchungen von Arbeitsgängen führen zu erheblichen Verzerrungen in der Kostenrechnung und beeinträchtigen die Produktionsplanung. Eine präzise Erfassung der Arbeitsstunden ist daher essentiell, um die tatsächliche Auslastung zu erfassen, Kosten korrekt zuzuordnen und eine bessere Grundlage für betriebswirtschaftliche Entscheidungen zu schaffen. Unternehmen, die diese Herausforderungen frühzeitig erkennen und beheben, können unnötige Kosten vermeiden und ihre Rentabilität nachhaltig steigern.